萧山区基层村社档案管理现状分析及提升对策研究

更新时间：2023-12-29 17:09:22    内容来源：   

一、调研的背景

1、村社档案的重要性。①群众的角度看：村社档案工作是基层民主自治的真实记录，和广大人民群众切身利益息息相关；②从档案部门的角度看：能否做好村社档案工作，是检验县乡一级档案工作是否深入扎实的重要指标。

2、村社档案的工作基础。①档案资源数量巨大，部分村的档案最早可以追溯到解放初期，有重要的历史文化价值（全区552家村社（2022年以来新成立社区未计入）室藏档案累计33.2万卷，卷内476.6万件，平均室藏620卷，其中在500卷以上的有245家，1000卷以上的有116家，2000卷以上的有22家，数量最多的一家室藏档案达6626卷（以上皆含会计档案）。其中，有66家单位的档案最早可以追溯到1950年代，有146家单位可以追溯到1960年代，有73家可以追溯到1970年代）；②档案工作基础较为扎实，在全省一直处于领先地位，2013年即被国家档案局等三部门认定为新农村建设档案工作示范区，2021年宁围街道、楼塔镇通过档案工作服务农村基层社会治理省级试点验收。

3、村社档案的现代化转型。①档案资源需要数字化（传统档案资源的转化利用、现代档案资源的载体创新都迫使面对数字化转型）；②档案管理条件需要规范化（如何加强基层档案有效保护，需要在原有条件基础上积极改进，在现有技术条件标准下不断探索）；③档案管理手段需要现代化（基层档案的统计、查阅、利用、监管等各个方面均面临传统手段滞后情况，需要以新的技术手段破题）。

二、发现的问题

1、档案归集整理不够规范。①纵向看：在开展档案工作服务农村基层社会治理过程中，我区曾经对村社档案进行过初步规范，但因早期指导中存在标准不统一的情况，村社档案的分类方法、整理规则等存在差异，在统一使用新的数字档案室后，入库数据显得比较混乱。另外，村社普遍重视文书档案、会计档案，而对于基建档案、照片档案、实物档案、新媒体档案等则缺失比较严重，档案的规范性、完整性仍有待提高。②横向看：虽然我区村社总体工作交好，但镇街之间、村社之间发展不均衡现象仍比较明显，如在档案资源建设方面，比较突出的如宁围街道所属21个村社（其中还包括较多的新成立社区）普遍建档较早，室藏档案达34522卷，平均为1645卷，其中宁牧村室藏档案6626卷为全区最多，而进化镇26个村社室藏档案总数只有4698卷，平均为180卷，且该镇只有一个村的室藏数量超过全区平均值，差距非常明显。

2、档案存放条件有待完善。①较差的：村办公用房简陋且紧张，无法满足村级档案存放需求（如楼塔镇等南片镇的部分行政村）；②尚可的：有基本的存放条件，如库房、档案柜具、空调、温湿度计、灭火器等，但设备设施也没有正常运行（此类情况占村社的多数）；③较好的：有基本具备档案保存设施条件，有档案整理加工整理和查阅室，配备专用的电脑等设备（如宁围街道的宁新等村社区，总体占比不高）

3、档案管理利用不够先进。①档案数字化率尚待提升（传统纸质档案在保存、安全、查阅利用等方面相对而言均与数字化档案难以比拟，2013年之后全区推行纸质档案数字化扫描，村社相对要求不高）；②档案开发利用仍有较大提升空间（我区村社档案数量庞大，网上办、就近办等档案查询利用途径在服务农村基层社会中的作用也还有很大的提升空间；档案资源开发利用仍显不够，一些村史馆展览、出版村史村志大量运用历史图片和网络资料，而对室藏档案挖掘利用明显不够。）

三、对策和成效

1、建立完善的村社档案管理体制。①持续推动落实档案工作责任制，重新梳理出台了《萧山区村社档案管理工作制度》，要求村社档案工作机制体制到位、经费保障到位、设备配备到位、档案管理到位；②纳入对镇街档案工作的考核范畴（督促镇街加大对村社档案的重视支持和考核监督力度）；③开展村社档案工作抽查督查，并纳入档案执法范畴。

2、制订明确的村社档案制度规范。①制订出台《萧山区村社档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度》；②开展村社档案室业务建设评价（截至目前，已经有229个村社通过验收，比率为41.5%）。

3、运用先进的村社档案利用技术。①大力推进村社档案全量数字化（截至11月底，全区已经有98.4%的村社完成了室藏30年以上传统纸质文书档案等的数字化扫描工作，累计扫描页数1720.9万页，数据量达26.6TB，并基本完成了档案目录和数字化成果的上传，可以通过全区档案工作驾驶舱进行统一查看，剩余9家也正在抓紧实施中，预计到12月底可以100%完成）；②深入开发数字档案智慧服务平台功能（目前，萧山区智慧档案服务系统已建设完成，其中单独开发了基层治理模块，全区村社全部分配账号，可以统一使用该系统进行档案管理、传输、备份、查询，区档案局可通过大屏实时掌握全区档案工作基本情况，镇街也可以通过大屏实现对所属村社档案工作的动态监管和指导，大大提高了监管考评效率。）③大力推进档案查询服务村社就近办（在做好馆藏档案开放审核、提升基层数字化比例的基础上，不断推动档案查询网上办、掌上办、就近办走向深入，实现了对镇街、村社就近办培训全覆盖，村社档案查询服务普遍进驻党群便民服务中心，2022年全区镇街、村社就近办数量达1628件，档案在基层治理中发挥的作用更加凸显。）

四、下一步设想

1.进一步完善管理机制。切实完善区、镇街、村社三级档案管理体制，切实提升基层单位特别是村社对档案工作的重视程度，落实档案工作责任制，为村社档案工作的发展提供政策以及人、财、物等方面的保障。充分利用萧山档案智慧服务平台，督促镇街切实开展对村社的考核，充分利用镇街数据大屏可以完整展示村社档案数据的功能，将村社档案考核真正落到实处，全面推动基层村社档案工作再上新台阶。

2、进一步规范工作标准。收集方面，推动村社档案门类的完善，在传统文书档案、会计档案的基础上，重视档案的齐全完整，将科技档案、照片档案、实物档案、新媒体采集等纳入考核范围，推动村社档案资源体系建设。整理方面，严格实施村社档案分类方案、归档范围、保管期限“三合一”制度，同时在新系统统一元数据方案，对村社档案整理进行规范，做到全区村社档案分类、整理方法的相对统一。

3、进一步推动资源利用。拓宽基层村社档案利用渠道，加强馆藏到期档案开放力度，切实为人民群众提供多维度的档案查阅服务。积极支持有意愿、有条件的村社建设村史馆及其它展览，多角度开展村社档案的编研开发，打造具有萧山辨识度的村社档案编研品牌。

作者：  编辑：杜科慧